Assistentin / Assistent der Abteilungsleitung in Festanstellung

Ihre Aufgaben:

  • In dieser Position werden Sie die Abteilungsleitung und Abteilung unterstützen, indem Sie
  • interne und externe Termine der Abteilungsleitung vereinbaren, koordinieren und so vorbereiten, dass erforderliche Unterlagen vollständig und strukturiert vorliegen und anschließend in der Abteilung nachbereitet werden können (Raumbuchung, Agenda, Protokoll etc.)
  • eigenständig administrative Tätigkeiten für die Abteilungsleitung vor- und nachbereiten (Urlaubsplanung, Abwesenheiten etc.)
  • freundlich und aufgeschlossen Telefonate entgegennehmen, Auskünfte geben, an entsprechende Ansprechpartner/-innen weiterleiten und Besucher freundlich empfangen
  • verschiedenste Themen in Protokollen oder eigenen Berichten präzise formulieren, Präsentationen nach inhaltlichen Vorgaben erstellen und bei der Herbeiführung von Abstimmungen und Entscheidungen unterstützen
  • die elektronische Rechnungsprüfung steuern und nach Bedarf durchführen
  • die Ablage und Wiedervorlage für die Abteilungsleitung führen
  • auf Verlangen der Abteilungsleitung Berichte und Statistiken (Datenaufbereitung, Recherchen etc.) erstellen
  • auf Verlangen der Abteilungs- und Gruppenleitungen unterstützende Tätigkeiten im Tagesgeschäft durchführen (z. B. Erstellen von Serienbriefen, Anfertigung von Mieterinformationen/-aushängen sowie Schreiben an Mieter, Dienstleister, Behörden etc.) oder Sonderthemen übernehmen
  • Posteingänge/-ausgänge inkl. Mailverkehr bearbeiten und diese für die Abteilungsleitung verwalten
  • Materialbestände kontrollieren, Materialbedarfe bündeln und diese an die zuständigen Stellen weiterleiten

Ihr Profil:

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
  • mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in einem Abteilungsleitungssekretariat idealerweise im wohnungswirtschaftlichen Kontext
  • eine sorgfältige, zuverlässige, flexible und selbständige Arbeitsweise
  • eine schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent
  • eine hohe Kommunikations- und Kontaktfähigkeit, Loyalität,  Teamfähigkeit, fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in den MS-Office Programmen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und SAP runden Ihr Profil ab
  • Englischkenntnisse und die Bereitschaft an der Ausbildung der Kaufleute für Bürokommunikation mitzuwirken sind erwünscht

Das Angebot:

  • Wir bieten Ihnen ein herausforderndes Aufgabenfeld innerhalb eines wachsenden Wohnungsunternehmens und eine langfristige berufliche Perspektive.
  • Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre ist uns wichtig. Sie haben die Möglichkeit, an unseren Weiterbildungsangeboten, unseren Unternehmensevents sowie unserem internen Sportprogramm teilzunehmen.
  • Eine faire Vergütung im immobilienwirtschaftlichen Tarifvertrag und eine flexible Arbeitszeitgestaltung runden unser Profil ab. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich im Herzen Berlins an der Spree mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV.
  • Wir begrüßen Bewerbungen von Frauen und Männern unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte eine aussagekräftige Online-Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns an Jeannette Liedtke liedtke@job-suw.de

Lassen Sie sich den Link zum Stellenangebot zusenden.
Friend Email
Enter your message